Gestire gli orari di chi lavora fuori sede, come manutentori, installatori, impiantisti o trasfertisti, è da sempre una delle sfide più complesse per le aziende. Quando il personale si sposta continuamente tra un cantiere e l’altro, verificare l’effettivo svolgimento dell’attività e calcolare le ore corrette per le buste paga è fondamentale per l’organizzazione aziendale.
Oggi la tecnologia permette di fare tutto dallo smartphone, ma l’uso del telefono aziendale per registrare gli ingressi fa sorgere subito una domanda: il sistema utilizzato per le trasferte controlla la presenza sul posto senza monitorare i dipendenti con un tracciamento continuo?
Il timore dei lavoratori e dei sindacati è del tutto comprensibile. Nessuno, infatti, vuole avere la sensazione di essere “pedinato” o controllato a vista durante la propria giornata lavorativa, inclusi i momenti di pausa o i tragitti. Dall’altra parte, le aziende rischiano sanzioni economiche se utilizzano strumenti non conformi alle regole sulla protezione dei dati personali (GDPR).
La soluzione a questo dilemma esiste. Basta scegliere strumenti progettati per tutelare sia le esigenze dell’azienda che la riservatezza delle persone.
Il controllo sul posto che non insegue nessuno
Per gestire la verifica della presenza in mobilità in modo corretto si utilizza una funzionalità che permette di verificare la posizione dello smartphone esclusivamente quando si timbra il cartellino.
A differenza dei classici navigatori satellitari o delle mappe, questa soluzione non segue il dipendente passo dopo passo durante i suoi spostamenti. L’applicazione non registra alcuna coordinata e non invia informazioni sui suoi movimenti. Quindi non vi saranno notifiche sulla posizione mentre il lavoratore viaggia, quando si ferma a pranzo o durante le sue pause.
Il controllo della posizione si attiva solo ed esclusivamente nell’istante esatto in cui la persona preme il pulsante sul display del telefono per registrare l’ingresso o l’uscita.
Il funzionamento pratico è molto semplice:
- Inserimento dei luoghi autorizzati: L’ufficio del personale inserisce a sistema gli indirizzi esatti dei cantieri, delle sedi dei clienti o delle filiali in cui i tecnici devono recarsi.
- La verifica al momento della timbratura: Quando il tecnico arriva sul posto e timbra dall’App NetTime Smart, il sistema controlla soltanto se in quel preciso momento le coordinate corrispondono a uno dei luoghi autorizzati.
- Registrazione della presenza immediata: Se la posizione è corretta, la timbratura viene registrata nel cartellino orario.L’operazione si conclude subito, senza salvare alcuno storico dei movimenti o dei tragitti percorsi durante la giornata.
L’App effettua un tracciamento continuo del dipendente?
No. È uno dei dubbi più frequenti quando si introduce uno strumento di rilevazione mobile, ma l’App non effettua alcun monitoraggio costante in background.
La geolocalizzazione non rimane attiva durante il turno di lavoro e gli spostamenti della persona non vengono mai registrati. Il controllo si limita all’istante della timbratura: una volta registrata la presenza, la rilevazione della posizione si interrompe immediatamente.
Rispetto della vita privata e diritto alla disconnessione
Un’applicazione attenta alla privacy non deve solo tutelare la posizione del dipendente durante il turno, ma deve anche rispettare il suo tempo libero.
Negli ultimi anni una tematica sempre più ricorrente riguarda il “diritto alla disconnessione”, ovvero la libertà del lavoratore di non essere disturbato da notifiche, email o messaggi di lavoro una volta conclusa la giornata.
Per questo motivo, l’infrastruttura software di Softer prevede la possibilità di bloccare le notifiche operative fuori dall’orario stabilito. Tradotto vuol dire che una volta registrata l’uscita tramite NetTime Smart, il sistema smette di inviare avvisi o comunicazioni di servizio. Questo modo di gestire i flussi elimina le invasioni nella sfera privata, riduce lo stress e garantisce collaboratori più sereni e valorizzati.
Trasparenza e gestione delle relazioni con i lavoratori
Scegliere un’applicazione che limita la verifica della posizione al solo istante della timbratura rappresenta un vantaggio enorme anche nelle relazioni sindacali. Permette alla direzione aziendale di dimostrare con i fatti che le regole adottate sono trasparenti ed etiche.
Sapere che lo strumento non monitora i tragitti, ma si limita a certificare la presenza nel cantiere per fini amministrativi, elimina ogni dubbio o diffidenza. La gestione delle trasferte diventa così un processo lineare per tutti: i tecnici lavorano con serenità, l’ufficio Risorse Umane riceve dati precisi per i cedolini e l’azienda resta al sicuro da contestazioni o sanzioni sulla privacy.
Come verificare se la gestione delle tue trasferte è davvero al sicuro?
Oggi non basta semplicemente avere un’applicazione sul telefono per far timbrare chi lavora in trasferta. La vera priorità per un’azienda è un’altra: lo strumento che usiamo garantisce dati certi senza mai monitorare gli spostamenti dei collaboratori durante la giornata?
Softer affianca le imprese nell’adozione di soluzioni di rilevazione presenze chiare e trasparenti, nel pieno rispetto dei lavoratori e delle normative sulla protezione dei dati.
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